In een nieuwe episode van TraXall TalX beschrijft Bart Van Elsacker, Consulting & Project Manager bij TraXall Belgium, de verschillende fasen van een implementatie en de belangrijkste succesfactoren.

Meer en meer bedrijven kiezen om samen te werken met een externe partner voor het beheer van hun bedrijfsvloot. Waarom?
Bart Van Elsacker: “Er zijn verschillende redenen. Een eenvoudige kan zijn omdat er iemand uit dienst of met pensioen gaat en die positie moet opgevangen worden. En er is niemand in het bedrijf die dat kan of wil doen. Of er is een herorganisatie, waardoor er geen ruimte meer is om het vlootbeheer binnen het huidige takenpakket uit te voeren.

Wat we de laatste tijd meer en meer zien, is omdat de markt complexer wordt, dat bedrijven de nodige kennis en expertise niet in huis hebben. En dat is normaal. Het is tenslotte niet hun core business om aan vlootbeheer te doen.”

Over de opstart van een samenwerking met TraXall Belgium
Bart Van Elsacker: “Elke samenwerking start uiteraard met een contract, een overeenkomst waarin we in detail kijken naar: welke dienstverlening moet er precies geboden worden? Eens we dat rond hebben, kunnen we een implementatie starten.

Bij de start van een implementatie is het heel belangrijk dat we de juiste mensen aan tafel hebben. Je zou denken: vlootbeheer, dat is gemakkelijk, da’s alleen maar auto’s bestellen, dus policy…, dus hr moet aan tafel zitten. Maar dat is niet zo.

Er komen ook facturen binnen van leaseleveranciers, een factuur voor de auto die besteld is. Met die leveranciers heb je ook een contract, dus dan kom je met procurement in aanraking. Maar ook hr of payroll, die de salarisadminstratie moeten verwerken voor het voordeel van natura van die auto’s.”

Waarom duurt een implementatie drie maanden?
Bart Van Elsacker: “Er zijn verschillenden stappen die we moeten doorlopen. We starten met een introductiemeeting. In die meeting is het van belang dat we alle juiste stakeholders aan tafel hebben. We leggen uit aan de klant: wat verwachten we van jullie? Welke gegevens hebben we nodig? En wat mag je van ons verwachten?

Die gegevens gaan we dan analyseren. Zodat we een detailworkshop kunnen opzetten om al die procedures te doorlopen.

Eens we dat in kaart hebben, gaan we naar de volgende stap: de database opbouwen en ook onze tools installeren, bijvoorbeeld de configurator, waar een medewerker een auto in kan bestellen.

Dan gaan we ook met de leveranciers praten omdat wij ook interactie met hen hebben. Zij moeten weten hoe die drie-partijen overeenkomst werkt: klant, leverancier en TraXall.

En, last but not least, willen we een communicatie doen. Een duidelijke communicatie naar de medewerkers, zodat zij weten dat ze bij ons terechtkunnen, en waarvoor. Naar de leveranciers zodat zij ook het juiste doen. En ook intern in de organisatie, zodat al die stakeholders op de hoogte zijn vanaf wanneer wij er zijn om te helpen.”

Over de verantwoordelijkheden van de klant zelf
Bart Van Elsacker: “We ontzorgen de klant inderdaad. We maken het makkelijker maken voor hen. Denk maar aan het bestelproces van een bedrijfswagen, dat nemen we van a tot z bij ons.

Maar we zijn geen boekhouder of geen bedrijf dat salarisadministratie doet. Bepaalde deeltaken blijven steeds in handen van het bedrijf zelf. Facturen moeten geboekt en betaald worden, die komen op naam van de klant. Salarisadministratie moet gebeuren door de onderneming zelf.

Dat wil niet zeggen dat we niet zoeken naar een oplossing om dat te vereenvoudigen. Als een bedrijf werkt met verschillende leasemaatschappijen, of de salarisadministratie, dan moet zij van al die partijen de gegevens verzamelen om maandelijks te verwerken.

Wij kunnen daar één geconsolideerd rapport bezorgen, zodat zij dat rapport kunnen overnemen voor de payroll.

En eigenlijk gaan we liefst nog een stapje verder en zoeken we naar automatisatie. We bouwen een rapport dat opgeladen kan worden of een interface met die payrollprovider. Op die manier komt er weinig werk aan te pas.”

Over de belangrijkste succesfactoren van een implementatie
Bart Van Elsacker: “Het is van belang dat we de doelstelling voor ogen houden. Een bedrijf kiest om zijn wagenpark uit te besteden om een deel te optimaliseren of om werklast te verminderen en dat binnen een bepaalde tijdslijn. Tijdens de implementatie en de process-workshop komen allerlei facetten aan bod.

Als we alles in één keer willen doen, dan komt die deadline in het gedrang en moeten we de go-live opschuiven. Daarom nemen we de quick-wins graag mee. Maar alles wat omvangrijker is, bespreken we samen met de accountmanager en de klant.

We creëren dan een roadmap voor de toekomst. Soms wordt dit opgenomen binnen het operationele beheer ofwel beschouwen we dit als een aparte consultancy-opdracht omdat de complexiteit te groot is.”

Over consultancy, nieuw in het aanbod van TraXall Belgium
Bart Van Elsacker: “We zien dat veel bedrijven hun eigen vloot in beheer hebben en dat is oké. Maar binnen hun takenpakket ontbreekt de tijd of de kennis om bepaalde projecten uit te werken. En dat is logisch. Vlootbeheer is maar een deeltaak

En dan kunnen die bedrijven bij ons terecht. Denk maar aan de implementatie van een nieuwe leverancier, een leasemaatschappij of de uitwerking van een TCO-budget of de introductie van elektrificatie. Wat met die laadpalen thuis? Hoe werkt dat precies? Dan kunnen ze bij ons terecht.

Dit is niet enkel voor niet-klanten. Uiteraard kunnen onze bestaande klanten daar ook aanspraak op maken.”

Wil je meer weten over TraXall en wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op met ons.